向客户提供准确完整的“参展商手册”，协助企业更好的准备展会、充分利用展会：

参展商不能直接见到参展商手册是出展国内组团单位普遍存在的问题。很多组展单位拿到海外展览主办单位的一大厚本参展商手册后往往疏于认真研读，加之语言的障碍，很少有认真通读一遍的。大部分主办方只凭经验，挑几项诸如刊登会刊、运输、装修等不得不知晓的内容传达给参展商。而有些组展单位“以己惑惑使人惑惑”，再传递一些错误信息。从参展商手册中能读出展览会的大量信息，对组展商和参展商都十分重要。
  
●展览会规则的信息：海外展览会的参展商手册一般都把展览会规则的条款写在靠前面的位置。内容主要为主办方表达的约束参展商的各种行为规范，从申请参展、分配摊位、布展和撤展、安全事宜，直至免责条款和终止参展资格等。另外还有诸如对知识产权、分租摊位、展品类别、摊位使用、进场限制、摄影录像、参展证件、标语海报、应急机制、保险责任等规定。组展单位只有通读并理解了这些要求后才能万无一失地带好团。参展商充分了解了规定后才能高效安全地进行展贸活动。
  
●展品类别划分的信息：海外专业展览会对展品按类别划分展区展示的工作特别认真。负责任的组团单位一定要把参展商手册中的类别划分告知参展商，让他们的展品能在正确的展区中亮相，否则由于展区不对而影响买家及观众与参展商的对接。贸易观众少，观众不对口是出展最为参展商诟病的地方。参展商在展前也必须关注自己是否被安排在正确的展区，它关系到你此行参展的成败。
  
●刊登会刊的信息：国内绝大部分组展商和参展商对海外会刊的兴趣只限于免费部分，刊登的信息量非常小，只限于公司的名称和地址，一提到收费部分，就免谈了。一些没有经验的主办方读不懂会刊中收费和免费的条款，统统都划钩儿，时不时闹出展后让人追缴费用的被动局面。其实多交一点儿钱，把会刊的信息量登全，对参展商的宣传和推销极有好处，会刊的发行量很大，保存在商人手里，就是留住了日后的商机。这部分钱不能省。
  
●刊登广告的信息：海外较大的展会都有专门的媒体从事广告征集工作，主要有会刊广告、特刊广告、展讯（每天一次）广告、专业媒体广告。国内参展商鲜有刊登者，近年来国内名牌企业已开始注意此类广告。参展商手册中会有细节告知，如何取得优惠的版面和增值服务。
  
●演讲、高峰论谈、技术交流等活动的信息：海外一些知名品牌的展会都会在参展商手册上预先告知主要的活动并邀请参展商参加。绝大部分国内参展商对此项内容不感兴趣，究其原因，受制于公司实力不足、语言和费用的障碍。 这块阵地国内基本没有很好利用起来。深圳新时代展览公司正逐步具备参与活动的能力，做出缜密的策划方案和实施细则定会取得良好效果。如果在展前与主办方取得共识，在展期举办“中国馆日活动”，其宣传效果会更好。
  
●展览服务项目的信息：很多组团单位不认真阅读海外主办方提供的服务项目，以为每项服务都会与费用挂钩，其实不尽然，随着国际会展业的发展，竞争日益加剧，主办单位也会在人性化管理和延伸服务方面采取一些亲和措施，提供一些免费服务项目，例如：免费门票、免费赠阅会刊、免费上网服务、免费穿梭巴士服务、免费城市交通（含城铁和地铁）服务、免费晚会活动项目等等，当然每个展览会提供的内容不一样，需要组团单位与参展商仔细研读参展商手册。
  
展前买家和观众的组织：

国内的组展单位和参展商普遍认为出展的观众和买家的组织是海外主办方的事情，自己无须再作过多努力，其实这是一个误区。海外主办方偏重的是一般专业客户的邀请，而参展商自己的目标客户和老客户则需自己下功夫在展前把你参展的信息传递过去，邀请他们来展台会面。可利用大会主办方事先发过来的邀请函和邀请卡在国内向海外的目标客户群和老客户做定向邀请，拿到邀请卡的买家和客户可在展会门口更换参观券，这样就可保证参展商有基本客户群。展前大量的联络工作需要由专人负责执行。选择当地适当的媒体作广告费用开支大，用此种方式能节省费用且行之有效。
  
展前做好展会宣传的策划工作：

绝大多数国内的参展商为海外参展支付了较高的摊位费、运输费和人员费用后，限于财力和精力的不足，对展会宣传工作基本置之不理，普遍认为那是组团单位的事情。组团单位如果受利益驱动或承包利润的考核，也不会花钱去做更多的宣传工作，因此造成国内参展商在展会上推销产品掷地无声、仓促收场、无后效应的局面。这是出展工作存在的软肋。真正做好宣传工作的几个基本步骤不能忽视：
●在大会会刊上登足名录信息，并视财力情况定好会刊广告版面，也可在大会指定的专业媒体上做广告。
●备足产品样本和公司简介（中、英文）。
●与大会新闻中心取得联系，可举办新闻发布会、产品推介会、客户联谊会等活动（需要支付一定   费用）。把自己的新产品信息资料送到新闻中心供记者参阅并引起舆论关注。
●展会上只要有“中国馆”或较大的国内参展团，主办单位应印制自己的会刊（英文），并与有关媒体合作出版“展会特刊”（英文），参展企业在上面作广告，费用比在“大会会刊”和“展讯”（一天一次的快报）上要便宜得多，将之在展会上发行，具有一定的宣传和促销效果。
●策划好“中国馆日活动”。事先做好邀请嘉宾和观众的工作。
●深圳新时代展览公司将预先邀请国内、海外媒体记者或编辑参会进行展会专题报道。
  
展前做好维护知识产权的准备工作：

近年来随着企业赴海外拓展市场的战略需求加大，愈来愈多的国内厂商参加境外展览会，展会上侵权事件也时有发生。为圆满完成展贸任务，遵守加入世贸组织后的各项规定，维护知识产权的准备工作不可缺少。首先作为组团单位应在各类通知书上明示保护知识产权的信息并与参展商签订“保证书”，让参展商保证承诺所有参展产品、产品样本、说明书、及现场演示所使用的软、硬件不存在侵犯他人专利权、版权、和著作权。主办方还应明确表示，一旦出现纠纷，主办方将依据国家法律，支持投诉方的维权行为。主办方更应花大力气在展前去审查展品的合法性和安全性，特别是布展的那一天，把检查展品作为重头工作。参展商也要加强自己的维权意识，绝不能侵犯他人知识产权，另外也须展前准备好各类文件和证明，例如：专利、技术转让证明、外观设计注册证书、版权、商标等以便做好自身产品的防护工作。
　　　　
提供给企业完善的“数据及统计分析报告”：

反馈给参展商，达到协助参展商实现预期参展目的的效果。国内的组团单位经常收到海外展览主办者发来的展会数据调查报告，只是认真研读的不多，有些因为英文难读，拿到后随手扔到一边儿。我国海外的组团单位鲜有会后作数据统计并反馈给展商的。深圳新时代展览公司将跟踪海外展会的主办方，一般在一个月内，主办方都会做出详细的展会各项指标分析报告，在网上或专业刊物上公布，同时参考会刊上的一些数据，做出一份完整的统计分析报告。